De corona-maatregelen hebben grote impact op hoe we met elkaar overleggen. Hier en daar komt men alweer bij elkaar in een grote ruimte, maar grotendeels vergaderen we nog via Skype, Zoom, Microsoft Teams en dergelijke. Wat betekent dat voor de overleg- en or-vergadering?
Een overlegvergadering met de bestuurder is iets heel anders dan werkoverleg of een teambespreking. Het is een discussie vanuit verschillende belangen en posities, het is een vorm van onderhandelen. Daar komt veel non-verbale communicatie bij te pas. Ook beschaafde vormen van ‘armpje drukken’ gaan het best als je elkaar goed in de ogen kunnen kijken. Zelfs voor zeer ervaren onderhandelaars blijkt het een moeizaam proces als ze via technische hulpmiddelen moeten werken. Wij horen dat or-en de ov graag op locatie willen en dat er bestuurders zijn die dat afhouden. Maar als het binnen de RIVM-regels kan, dan zijn er geen redenen om geen fysieke vergadering te beleggen. Zonodig op een externe vergaderlocatie, waar voldoende onderlinge afstand gewaarborgd is.
Voor het onderling overleg van de or zelf, of van commissies, is elkaar ‘live’ ontmoeten vermoedelijk ook het meest effectief. Maar als het (soms) niet kan of niet gewenst wordt, zorg dan dat de online vergadering een succes wordt. Als je hetzelfde te werk gaat als bij de ‘gewone’ vergadering wordt het snel saai en vermoeiend. Efficiënt en succesvol virtueel vergaderen vergt een andere aanpak en extra voorbereiding. Er zijn organisaties die al jaren werken met online meetings. Die hebben goede manieren ontwikkeld, te vinden op (Engelstalig) internet. We hebben een aantal tips bij elkaar gezet.