Vergaderen in het corona-tijdperk
Maak je online vergadering een succes
De corona-maatregelen hebben grote impact op hoe we met elkaar overleggen. Hier en daar komt men alweer bij elkaar in een grote ruimte, maar grotendeels vergaderen we nog via Skype, Zoom, Microsoft Teams en dergelijke. Wat betekent dat voor de overleg- en or-vergadering?
Overlegvergadering bij voorkeur niet online
Een overlegvergadering met de bestuurder is iets heel anders dan werkoverleg of een teambespreking. Het is een discussie vanuit verschillende belangen en posities, het is een vorm van onderhandelen. Daar komt veel non-verbale communicatie bij te pas. Ook beschaafde vormen van ‘armpje drukken’ gaan het best als je elkaar goed in de ogen kunnen kijken. Zelfs voor zeer ervaren onderhandelaars blijkt het een moeizaam proces als ze via technische hulpmiddelen moeten werken. Wij horen dat or-en de ov graag op locatie willen en dat er bestuurders zijn die dat afhouden. Maar als het binnen de RIVM-regels kan, dan zijn er geen redenen om geen fysieke vergadering te beleggen. Zonodig op een externe vergaderlocatie, waar voldoende onderlinge afstand gewaarborgd is.
Or-vergadering online? Pak het anders aan dan een gewone vergadering
Voor het onderling overleg van de or zelf, of van commissies, is elkaar ‘live’ ontmoeten vermoedelijk ook het meest effectief. Maar als het (soms) niet kan of niet gewenst wordt, zorg dan dat de online vergadering een succes wordt. Als je hetzelfde te werk gaat als bij de ‘gewone’ vergadering wordt het snel saai en vermoeiend. Efficiënt en succesvol virtueel vergaderen vergt een andere aanpak en extra voorbereiding. Er zijn organisaties die al jaren werken met online meetings. Die hebben goede manieren ontwikkeld, te vinden op (Engelstalig) internet. We hebben een aantal tips bij elkaar gezet.
Tips voor effectief virtueel vergaderen
- Belangrijke ingrediënten voor succes: verbinding, actieve deelname en feedback.
- Maak vóór de officiële start even ruimte om op persoonlijk vlak wat uit te wisselen, even contact te maken. Deelnemers voelen zich meer betrokken, waar het overleg productiever van wordt. Een introductierondje, een ijsbreker ('deel iets wat niemand zal geloven'), een paar breinbrekers of korte quiz. Als je elkaar vaker online ziet, dan kan het juist prettig voelen om meteen ter zake te komen. Zorg dan wel dat het eerste agendapunt er een is waaraan iedereen actief aan kan bijdragen.
- Virtueel vergaderen vraagt een extra inspanning van degene die voorzit. Rust en structuur zijn belangrijk. Overweeg de inzet van een technisch voorzitter (dat kan een rol zijn voor een van de or-leden of iemand van buiten). Deze bewaakt de tijd en de afgesproken vergaderregels. Dan kan de voorzitter zich op de inhoud van de discussie en het besluitvormingsproces focussen.
- Belangrijker dan in de ‘gewone’ vergadering is het gebruik van visuele hulpmiddelen. Overweeg online mindmaps te gebruiken, zowel voor een interactieve werkwijze als voor verslaglegging. Online mindmaps hebben heel veel mogelijkheden om iets te laten zien, te delen, documenten te koppelen, een brainstorm te houden en direct zichtbaar besluiten vast te leggen. Het houdt iedereen betrokken, geeft helderheid en de input van de deelnemers wordt meteen verwerkt.
- Wat betreft de agenda:
- Vraag van tevoren input aan de deelnemers:
- Maak en verspreid de agenda tijdig;
- Vermeld per agendapunt doel (brainstorm, meningsvormend, besluit) en een tijdsindicatie;
- Noteer wie het woord voert (verdeel dit zo mogelijk om meer mensen actief te betrekken);
- Knip een discussie op in eenvoudige bouwstenen (verkennen probleem, verbreden naar verschillende invalshoeken, prioriteiten en conclusies, besluiten en acties);
- Beperk het aantal discussiepunten tot 2 of 3 die in maximaal 1,5 uur te bespreken zijn, beleg anders meerdere sessies.
- Rommelige’ vergaderingen zijn niet productief en niet goed voor de sfeer. Maak met elkaar wat extra afspraken, zoals:
- Signaal (handopsteken) als je het woord wilt;
- Rekening houden met de 2 à 3 seconden vertraging die er vaak in de verbinding is;
- Een teken voor als je afhaakt, het niet meer kunt volgen. De technisch voorzitter doet dan een poging om iedereen er weer bij te krijgen;
- In plaats van interrumperen de chatbox gebruiken voor vragen/opmerkingen;
- Probeer een vaste spreektijd per persoon;
- Headphones gebruiken (vermindert storende achtergrondgeluiden).
- Nodig uit om bij te dragen. Gewoonlijk vragen we aan de hele groep 'wat vind je ervan' en dan wacht je af wie er wat wil zeggen. In een online vergadering helpt het om iedereen individueel aan te spreken. Het gevoel van betrokkenheid groeit als je elke deelnemer om input vraagt. 'Ben jij er gelukkig mee?', 'Wat is je (minst) favoriete aspect?', 'Als je iets kon wijzigen, wat zou je dan willen?'
- Bij een lange agenda ligt afhaken op de loer. Door verveling of de concentratie raakt op. Wat is er mogelijk om het leuker of boeiender te maken? Brainstorm vooraf met enkele mensen wat daarvoor nodig is. Vraag hulp van de afdeling (interne) communicatie. En houd op tijd pauze, dan kan iedereen even achter het scherm vandaan, een drankje halen.
- Soms is het voor het proces belangrijk dat mensen elkaar even bilateraal kunnen spreken. Creëer daar gelegenheid voor.
- Besluit de vergadering met een rondje waarin alle betrokkenen de actiepunt(en) samenvatten waar ze verantwoordelijk voor zijn. Vraag ook hoe men het overleg ervaren heeft, tips voor de volgende keer?
- Zorg tot slot voor een goed gespreksverslag met expliciete besluiten en eventuele actiepunten, dat snel na het overleg met alle deelnemers gedeeld wordt.
