‘Het lukt alleen als je je mensen op één zet’

Positivity Branding had structureel te veel werk, maar koos er in 2018 juist voor om mínder te gaan werken. In een branche die draait om deadlines en overuren gingen ze op zoek naar meer balans. En dat bleek ook een gouden zet voor de creativiteit. We spraken met Bert de Wit, mede-oprichter van Positivity Branding, over hoe ze hun bureau opnieuw inrichtten, waarom deadlines niet heilig zijn en waarom vertrouwen belangrijker is dan controle.

Hé Bert, jullie waren er vroeg bij: in 2018 zijn jullie al overgestapt op een vierdaagse werkweek. Hoe kwam dat? 

‘In 2013 zijn we met ons bureau begonnen, in eerste instantie met z’n tweeën, Gavin en ik. Dat begon eigenlijk gelijk te vliegen en al snel betekende dat dat we ook onze eerste mensen aannamen. Een flink aantal jaren later waren we uitgegroeid tot een redelijk succesvol bureau. Maar ook een bureau met structureel veel te veel werk. Een luxepositie hoor, maar de werkdruk was daardoor continu te hoog. Op een gegeven moment vroegen Gavin en ik ons af: wat als we gewoon naar vier dagen gaan? Ik vroeg hem: ‘Ben je dan ook bereid om 20% minder te werken?’ Hij zei: ‘Als ik daar 5% gelukkiger van word, dan wel.’ Dat was genoeg. We besloten: we gaan het doen. Want we snakten allebei naar een betere werk-privébalans.’ 

Wat heeft die betere werk-privébalans voor jullie betekent? 

‘Meer rust. En dat is precies wat onze creativiteit nodig heeft. We maken onszelf hartstikke gek in de creatieve industrie. Alles is ingericht op deadlines. We zeggen tegen een creative: ‘Je hebt zes uur om een idee te bedenken. Morgen moet het af.’ En dan werken we ook nog eens ontzettend veel. Ik heb het zelf ook gedaan: 60, soms wel 70 uur per week. Maar de beste ideeën komen op het moment van rust. Als je op de fiets zit, onder de douche staat en ineens denkt: dít is het. Door minder te werken, gaan we dus dwars tegen die industrie in. Een deadline is ook maar een datum die ooit door iemand bedacht is. We bepalen nu zelf hoeveel tijd we nodig hebben om het goed te doen. We zijn veel meer output-gedreven gaan werken.’ 

Hebben jullie naast output-gedreven werken nog meer aangepast om de vierdaagse werkweek te laten slagen?  

‘Ja, een belangrijke eerste stap was het invoeren van een duidelijke bureaustructuur en efficiëntere werkprocessen. Voorheen werkten sommige collega’s vijf dagen, anderen drie. Nu is het team vier dagen per week volledig beschikbaar, en die dagen zijn extreem efficiënt. Daarnaast hebben we alle rollen en verantwoordelijkheden opnieuw gedefinieerd. Als design director heb je andere taken dan als designer, en die zijn nu helder afgebakend. Ook onze tools en communicatie zijn aangepakt. We werken met Discord — eigenlijk een gamingtool, maar ideaal voor projectmatig werk. We hebben projectkanalen ingericht, houden daar alle informatie bij, en doen er zelfs onze dagelijkse scrums.  

Een sleutelfiguur in dit alles was Jerry, die we destijds hebben aangesteld als hoofd studio. Hij is zowel PRINCE2- als Agile-gecertificeerd. PRINCE2 biedt vaste structuren en duidelijke deliverables, terwijl Agile juist draait om flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Die combinatie bleek voor ons essentieel. Want in een creatieve omgeving verandert er continu iets. Een klant komt morgen met een nieuw idee, en dan moet je kunnen schakelen.’ 

Betekende 20% minder werken ook 20% minder inkomsten? En hoe zijn jullie daarmee omgegaan? 

‘Gavin en ik zijn geen materialistische mensen, dat scheelt. Maar de grap was dat we in het eerste jaar gewoon dezelfde omzet draaide als het jaar ervoor, maar dan in 80% van de tijd. Dat was voor ons het bewijs: dit werkt. Maar wel alleen als je je mensen echt op één zet. Toen ik het bureau startte, heb ik direct de klassieke urenregistratie eruit gegooid. Ik geloof niet in controle op elk uur dat je werkt. Je moet juist de ruimte voelen om je werk goed te doen, op je eigen manier. 

Een belangrijk principe binnen ons bureau is vertrouwen. Als je je mensen vertrouwen geeft, zie je dat ze hun werk beter organiseren, er meer plezier in hebben en zich vrij voelen om te doen waar ze goed in zijn. En dat levert uiteindelijk het beste creatieve werk op. Het is een soort vliegwiel: een fijne werkplek waar mensen op één staan, trekt de beste designers aan, die het beste werk leveren, wat weer goede klanten aantrekt. Het is eigenlijk een no-brainer. Toch is de klassieke werkgever-werknemersrelatie nog vaak gebaseerd op controle in plaats van vertrouwen. Maar ik geloof dat als je dat volledig omgooit, je het dubbel en dwars terugkrijgt. In motivatie, kwaliteit én resultaat.’ 

En zijn jullie uiteindelijk 5% gelukkiger nu? 

‘Absoluut, véél gelukkiger. De dagen die je werkt zijn nu allemaal raak en efficiënt. En daarbij krijg je dus een extra dag weekend. Bij ons werken veel mensen met jonge kinderen. Door de extra vrije dag kunnen ze de zorg beter verdelen thuis. Voor mensen met oudere of geen kinderen ziet die vrije dag er anders, maar minstens net zo waardevol uit. Je kan echt weer tot rust komen en opladen. Mensen hebben weer een oude hobby opgepakt, zijn weer gaan sporten en hebben meer tijd gekregen voor sociale contacten.’  

Dit leverde de vierdaagse werkweek Positivity Branding op: