‘AI was de katalysator voor de vierdaagse werkweek’ 

&samhoud voerde als eerste consultancybureau in Nederland de vierdaagse werkweek in. Een keuze die voortkwam uit een visie op vitaliteit, creativiteit en klantwaarde. Niet harder werken, maar slimmer. Mogelijk gemaakt door AI, want daar was &samhoud óók vroeg bij. We spraken met Ingrid Smolders, CEO van &samhoud, over eigen AI-tools, je medewerkers betrekken bij de overstap en je businessmodel onder de loep nemen.  

Wat was de aanleiding om na te gaan denken over een andere manier van werken?  

‘Als adviesbureau werken we intensief, en we vroegen ons af of een vierdaagse werkweek niet toekomstgerichter zou zijn omdat het beter is voor onze vitaliteit. Vanuit onze filosofie, de value profit chain, geloven we dat medewerkerswaarde leidt tot klantwaarde én financiële waarde, en uiteindelijk tot maatschappelijke doorbraken. Daarnaast dachten we dat het goed zou zijn voor onze creativiteit. Onze missie is het realiseren van die doorbraken door het verbinden en inspireren van mensen. En die doorbraken ontstaan vanuit rust, omdat je dan ruimte hebt voor creativiteit en innovatie. Tot slot speelde AI een belangrijke rol. We waren al lang met AI bezig en dat ging best lekker. Dat was een enorme push om ook echt anders te gaan werken.’  

Een weloverwogen keuze dus! Hoe hebben jullie de medewerkers meegenomen in het idee? 

‘We hebben dit traject vanaf het begin benaderd als een gedragsverandering, omdat we als adviesbureau zelf ook organisaties begeleiden in transformaties. We zijn al vaker een Great Place to Work geweest, maar ons doel gaat verder dan dat. We willen we een utopie zijn voor onze mensen, dus hebben we medewerkers gevraagd om die utopie vorm te geven. Daaruit kwamen pijlers als mentale, financiële en fysieke balans, maar ook werkplezier, impact en verbondenheid. De vierdaagse werkweek paste daar goed in, en is toen onderwerp van gesprek geworden.  

Daarna hebben we medewerkers actief betrokken via sessies waarin we samen de voordelen, zorgen en twijfels bespraken. Vragen als “Kan ik mijn werk in vier dagen doen?” en “Wat betekent dit voor onze onderlinge verbinding?” kwamen veel voorbij. Interessant was dat er al mensen waren die vier dagen werkten – zij konden hun ervaringen delen en zorgen wegnemen. Uiteindelijk was 98% van de medewerkers enthousiast.’  

Hoe hebben jullie de vierdaagse werkweek vervolgens vertaald naar de praktijk?  

‘We hebben een reeks gedragsprincipes ontwikkeld en gevisualiseerd in cartoons. De cartoons dienden als gespreksstarter in teams: over AI-gebruik, vergadercultuur, elkaar aanspreken, focustijd, enzovoorts. Ook organisatorisch hebben we het strak ingericht. We hebben nu vaste opleidingsdagen, zodat ontwikkeling niet ondergesneeuwd raakt. Maandagochtend is gereserveerd voor interne afstemming, daarna is het klanttijd. En daarnaast hebben we allemaal dezelfde dag vrij, namelijk op vrijdag.’   

Jullie waren er vroeg bij met AI. Hoe heeft AI jullie geholpen om slimmer te werken?  

‘Dat was een hele transitie an sich. We zijn begonnen met AI voor repeterende taken, maar inmiddels zetten we het ook in voor complexe, analytische processen. Een goed voorbeeld is onze Interview analyser: bij elke klant voeren we tientallen gesprekken. Met onze eigen AI-tool genereren we nu automatisch een eerste analyse. Wat eerder twee weken kostte, doen we nu in een fractie van de tijd. Uiteraard blijft de menselijke blik essentieel: we hanteren altijd het principe van ‘human in the loop’.  

Daarnaast hebben we een AI-tool ontwikkeld voor leiderschap- en teamontwikkeling: de FLAI (Flai on the Wall). Die analyseert sessies met management- en directieteams en haalt er patronen, sterktes en uitdagingen uit. Vroeger hadden we meerdere sessies nodig om die inzichten te verzamelen; nu hebben we na één sessie al een startpunt. AI maakt blinde vlekken zichtbaar, versterkt onze analyses en vergroot de kwaliteit van onze interventies. Dat versnelt niet alleen ons werk, maar vergroot ook de impact voor klanten. AI is dus echt een katalysator geweest voor de overstap naar de vierdaagse werkweek.’  

Waren er ook positieve effecten van de vierdaagse werkweek die jullie hebben verrast?  

‘Dat was de impact op mensen die al vier dagen per week werkten. Ik verwachtte weinig verandering voor hen, maar juist zij gaven aan dat hun werk-privébalans sterk verbeterd is. Voorheen werden ze op hun vrije vrijdag vaak toch gebeld of voelden ze druk om bereikbaar te zijn. Nu is die dag echt van hen, bijvoorbeeld om tijd met hun kinderen door te brengen, zonder onderbrekingen.’  

Wat zou je andere bedrijven aanraden die een vierdaagse werkweek overwegen?   

‘Ik denk dat vertrouwen in mensen cruciaal is. Wij sturen op output in plaats van aanwezigheid. Dat maakte de overstap makkelijker. Ook hebben we vanaf het begin de verantwoordelijkheid voor het succes bij de teams zelfs gelegd. We stimuleerden projectleiders om regelmatige retro's te doen met hun teams en teamleden zelf te laten nadenken over wat zij nodig hebben om de vrijdag vrij te kunnen zijn. 

Maar ook als je businessmodel complexer is – bijvoorbeeld bij uurtje-factuurtje werk – kun je ruimte vinden. Stel: mensen zitten 70% op klantwerk, dan blijft er alsnog 30% over. Denk na over waar de ruimte zit om efficienter te werken en hoe AI daarbij kan helppen. Zitten je medewerkers wel 100% op klantwerk, dan kun je vierdaagse werkweek zien als een investering: minder ziekteverzuim en lager verloop leveren namelijk óók financiele winst op. Zo koppel je het terug naar je businessmodel.  

Belangrijk is vooral om jezelf de vraag te stellen: welk probleem wil je met een vierdaagse werkweek oplossen? Als je dat helder hebt, kun je de werkweek inzetten als middel om uitdagingen aan te pakken, of dat nu gaat om het verlagen van verzuim, het verhogen van AI-adoptie, het vergroten van medewerkerstevredenheid of het versterken van je employer brand.’ 

Dit leverde de vierdaagse werkweek &samhoud op: